Politică de confidențialitate și prelucrarea datelor cu caracter personal

Ultima actualizare: 16 iunie 2026

Această Politică de confidențialitate explică modul în care CICADA TECHNOLOGIES SRL colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează site-ul cicadatech-ai.eu, interacționează cu noi prin formulare, email, rețele sociale sau prin intermediul agenților AI disponibili pe site.

Site-ul cicadatech-ai.eu este proprietatea CICADA TECHNOLOGIES SRL, cu sediul în Jud. Cluj, Mun. Cluj-Napoca, Bld. Nicolae Titulescu, nr. 18, ap. 82, având CIF 35815562, denumită în continuare „Cicada Technologies", „noi" sau „operatorul".

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR"), cu legislația națională aplicabilă, inclusiv Legea nr. 190/2018, precum și cu celelalte acte normative relevante în materia protecției datelor.

Prin această Politică dorim să vă informăm, într-un mod clar și transparent, despre ce date colectăm, în ce scopuri le folosim, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră.

Prin accesarea și utilizarea site-ului nostru, sunteți de acord cu Termenii și Condițiile de utilizare a site-ului. În ceea ce privește cookie-urile și tehnologiile similare, utilizarea acestora se realizează conform Politicii de cookies, iar cookie-urile care nu sunt strict necesare vor fi folosite doar în funcție de consimțământul exprimat prin bannerul de cookies sau prin setările disponibile pe site.

Această Politică se aplică atunci când:

accesați site-ul nostru;
interacționați cu agentul AI „Alex" sau cu alți agenți AI disponibili pe site;
ne trimiteți o solicitare prin formular sau email;
solicitați informații despre serviciile Cicada Technologies;
intrați într-un proces de discuție, ofertare, discovery, contractare sau colaborare cu noi;
interacționați cu paginile noastre de social media.

1. Cine este operatorul datelor

Pentru datele colectate prin intermediul site-ului cicadatech-ai.eu și prin canalele noastre directe de comunicare, operatorul datelor este:

CICADA TECHNOLOGIES SRL
Sediu: Jud. Cluj, Mun. Cluj-Napoca, Bld. Nicolae Titulescu, nr. 18, ap. 82
CIF: 35815562
Email: contact@cicadatech.eu
Website: cicadatech-ai.eu

Pentru orice întrebare privind modul în care prelucrăm datele cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta la adresa de email: contact@cicadatech.eu.

2. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

2.1. Date de identificare și contact

Putem colecta date precum:

nume și prenume;
adresă de email;
compania pe care o reprezentați;
funcția sau rolul în companie;
alte informații pe care ni le transmiteți voluntar în mesajele către noi.

Aceste date pot fi colectate atunci când completați un formular, discutați cu agentul AI „Alex" sau ne scrieți pe email.

2.2. Date transmise în conversația cu agentul AI „Alex"

Pe site-ul nostru puteți interacționa cu agentul AI „Alex", care are rolul de a vă ajuta să identificați oportunități de automatizare în firma dumneavoastră și de a facilita primul contact cu echipa Cicada Technologies.

În acest context, putem prelucra:

mesajele transmise în conversația cu agentul AI;
informații despre compania, procesele, activitățile sau nevoile dumneavoastră;
descrieri ale proceselor repetitive din firmă;
informații despre sistemele, aplicațiile sau instrumentele pe care le folosiți;
date de contact, dacă decideți să le transmiteți;
data, ora și istoricul interacțiunii;
alte informații introduse voluntar în conversație.

Vă rugăm să nu transmiteți prin agentul AI date sensibile, date confidențiale, parole, date bancare, baze de date complete, date medicale, CNP-uri, copii de documente de identitate sau alte informații care nu sunt necesare pentru analiza inițială a solicitării.

Dacă pentru etapa de discovery sau implementare este necesar să analizăm informații mai detaliate despre procesele companiei dumneavoastră, acest lucru se va face, de regulă, într-un cadru contractual separat, cu măsuri adecvate de confidențialitate și protecție a datelor.

2.3. Date tehnice și de navigare

Atunci când accesați site-ul nostru, putem colecta automat anumite date tehnice, cum ar fi:

adresa IP;
tipul dispozitivului utilizat;
browserul și versiunea acestuia;
sistemul de operare;
paginile vizitate;
durata vizitei;
sursa traficului;
interacțiuni cu elementele site-ului;
date colectate prin cookie-uri sau tehnologii similare.

Aceste date ne ajută să asigurăm funcționarea site-ului, să îmbunătățim experiența de navigare, să măsurăm performanța paginilor și să protejăm site-ul împotriva utilizărilor neautorizate sau abuzive.

2.4. Date colectate prin email sau social media

Dacă ne contactați prin email sau prin rețele sociale, putem prelucra:

numele și datele de contact;
conținutul mesajului;
istoricul comunicării cu noi;
informațiile publice disponibile pe profilul dumneavoastră, în funcție de setările platformei utilizate;
orice alte informații pe care ni le transmiteți voluntar.

Dacă alegeți să ne contactați prin platforme terțe, cum ar fi LinkedIn, Facebook, YouTube, TikTok sau alte platforme similare, datele dumneavoastră pot fi prelucrate și potrivit politicilor de confidențialitate ale acelor platforme.

2.5. Date necesare pentru ofertare, contractare și colaborare

Dacă intrați într-o relație contractuală sau precontractuală cu Cicada Technologies, putem prelucra:

date de identificare ale reprezentantului companiei;
date de contact profesionale;
funcția sau calitatea în cadrul companiei;
informații necesare pentru întocmirea ofertelor, contractelor, facturilor și documentelor aferente;
informații despre procesele companiei, necesare pentru etapa de analiză, configurare sau implementare;
comunicări comerciale și tehnice legate de proiect.

În cazul în care, pentru implementarea unui agent AI sau a unei soluții de automatizare, Cicada Technologies ajunge să prelucreze date personale aparținând angajaților, colaboratorilor sau clienților companiei dumneavoastră, condițiile exacte ale acestei prelucrări vor fi stabilite separat, prin contract și, dacă este cazul, printr-un acord de prelucrare a datelor.

3. Nu colectăm în mod intenționat date sensibile prin site

Prin intermediul site-ului și al agentului AI disponibil public, nu solicităm și nu intenționăm să colectăm categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi date privind sănătatea, religia, opiniile politice, apartenența sindicală, orientarea sexuală, date biometrice sau genetice.

Vă rugăm să nu introduceți astfel de date în formulare, emailuri sau conversații cu agenții AI decât dacă sunt strict necesare într-un context clar, contractual și reglementat separat.

Dacă ne transmiteți accidental astfel de informații, le vom prelucra doar în măsura strict necesară pentru gestionarea solicitării și vom lua măsuri rezonabile pentru ștergerea sau minimizarea lor, acolo unde este posibil.

4. Scopurile pentru care prelucrăm datele

Utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru următoarele scopuri:

4.1. Pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră

Prelucrăm datele transmise prin formular, email sau agent AI pentru a putea răspunde întrebărilor dumneavoastră, pentru a înțelege nevoia transmisă și pentru a reveni cu informații relevante despre serviciile Cicada Technologies.

4.2. Pentru analiza inițială a oportunităților de automatizare

Dacă discutați cu agentul AI „Alex" sau cu echipa noastră despre procesele companiei dumneavoastră, putem utiliza informațiile transmise pentru a identifica posibile procese repetitive, blocaje operaționale, oportunități de automatizare sau zone în care un agent AI ar putea fi util.

Această analiză are rol orientativ și nu produce efecte juridice asupra dumneavoastră.

4.3. Pentru ofertare, discovery și contractare

Putem utiliza datele dumneavoastră pentru a pregăti discuții de discovery, propuneri comerciale, oferte, contracte, documente tehnice și alte materiale necesare unei potențiale colaborări.

4.4. Pentru furnizarea serviciilor Cicada Technologies

În cazul în care deveniți client Cicada Technologies, putem prelucra datele necesare pentru livrarea serviciilor contractate, configurarea agenților AI, integrarea cu sistemele existente, oferirea de suport, mentenanță și îmbunătățirea soluțiilor implementate.

4.5. Pentru comunicări comerciale și informări

Putem utiliza datele de contact pentru a vă transmite informații despre serviciile noastre, noutăți, materiale relevante sau propuneri comerciale, în măsura în care avem un temei legal pentru această comunicare.

În cazul comunicărilor care necesită consimțământ, le vom transmite doar după obținerea acordului dumneavoastră. Vă puteți retrage consimțământul oricând, prin dezabonare sau printr-un mesaj trimis la contact@cicadatech.eu.

4.6. Pentru îmbunătățirea site-ului și a experienței de utilizare

Putem utiliza date tehnice, cookie-uri și informații despre interacțiunea cu site-ul pentru a înțelege cum este folosit site-ul, ce pagini sunt accesate, ce funcționalități sunt utile și unde putem îmbunătăți experiența utilizatorilor.

4.7. Pentru securitate, prevenirea fraudelor și protejarea intereselor noastre legitime

Putem prelucra date pentru a proteja site-ul, sistemele, utilizatorii și activitatea Cicada Technologies împotriva accesului neautorizat, atacurilor cibernetice, tentativelor de fraudă, abuzurilor sau altor riscuri.

4.8. Pentru respectarea obligațiilor legale

Putem prelucra anumite date pentru a respecta obligații legale, fiscale, contabile, de arhivare sau pentru a răspunde solicitărilor autorităților competente, atunci când acest lucru este impus de lege.

5. Temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră în baza unuia sau mai multor temeiuri juridice prevăzute de GDPR:

executarea unui contract sau efectuarea demersurilor precontractuale, atunci când ne contactați pentru o ofertă, o discuție de discovery, o posibilă colaborare sau un serviciu Cicada Technologies;
interesul nostru legitim, atunci când răspundem solicitărilor, analizăm oportunități de colaborare, protejăm site-ul, îmbunătățim serviciile sau gestionăm relația cu potențiali clienți și parteneri;
consimțământul dumneavoastră, atunci când este necesar pentru comunicări de marketing, cookie-uri neesențiale sau alte prelucrări opționale;
obligația legală, atunci când trebuie să păstrăm sau să transmitem anumite informații potrivit legii;
constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, dacă este necesar pentru protejarea drepturilor Cicada Technologies.

6. Utilizarea agenților AI și a procesării automate

Cicada Technologies utilizează agenți AI și tehnologii de automatizare pentru a facilita interacțiunea inițială cu potențialii clienți, pentru a colecta informații relevante despre nevoile acestora și pentru a eficientiza comunicarea cu echipa noastră.

Agentul AI „Alex" poate adresa întrebări, poate organiza informațiile transmise de dumneavoastră și poate ajuta la identificarea unor posibile oportunități de automatizare. În anumite cazuri, informațiile transmise prin agentul AI pot fi analizate ulterior de un membru al echipei Cicada Technologies.

Prin intermediul site-ului, nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod semnificativ într-un mod similar.

Datele transmise prin agenții AI pot fi procesate prin furnizori tehnici, inclusiv furnizori de servicii cloud, infrastructură software, procesare limbaj natural sau inteligență artificială, în măsura necesară pentru funcționarea serviciului și gestionarea solicitării dumneavoastră.

Nu recomandăm transmiterea prin agentul AI a unor informații confidențiale, date sensibile sau baze de date complete în etapa inițială de contact. Dacă este necesară o analiză mai detaliată, aceasta se va realiza într-un cadru separat, cu măsuri suplimentare de protecție.

7. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul cicadatech-ai.eu poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corectă a site-ului, pentru a îmbunătăți experiența de navigare, pentru analiză de trafic și, acolo unde este cazul, pentru activități de marketing sau remarketing.

Cookie-urile strict necesare sunt utilizate pentru funcționarea site-ului și nu pot fi dezactivate din sistemele noastre, deoarece sunt esențiale pentru afișarea și utilizarea corectă a paginilor.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare, cum ar fi cele de analiză, performanță, marketing sau publicitate, vor fi utilizate doar în funcție de consimțământul dumneavoastră, exprimat prin bannerul de cookies sau prin setările disponibile pe site.

Puteți modifica preferințele privind cookie-urile în orice moment, acolo unde această funcționalitate este disponibilă, sau puteți controla, bloca ori șterge cookie-urile direct din setările browserului utilizat.

Pentru informații detaliate despre tipurile de cookie-uri folosite, scopul acestora, durata de stocare, furnizorii implicați și modul în care vă puteți modifica preferințele, vă rugăm să consultați pagina Politica de cookies.

8. Cui putem transmite datele dumneavoastră

Pentru desfășurarea activității noastre, putem transmite sau oferi acces la anumite date către furnizori și parteneri care ne ajută să operăm site-ul, să comunicăm cu dumneavoastră sau să furnizăm serviciile Cicada Technologies.

Aceștia pot include:

furnizori de hosting și infrastructură cloud;
furnizori de servicii IT și securitate cibernetică;
furnizori de email, CRM, comunicare și management al solicitărilor;
furnizori de servicii AI, chatbot, automatizare sau procesare limbaj natural;
furnizori de analytics și măsurare a performanței site-ului;
platforme de social media și publicitate online, dacă folosim astfel de instrumente;
furnizori de servicii contabile, juridice, fiscale sau administrative;
parteneri tehnici implicați în implementarea soluțiilor contractate;
autorități publice, dacă avem o obligație legală sau dacă este necesar pentru protejarea drepturilor noastre.

Ne asigurăm că furnizorii care prelucrează date în numele nostru oferă garanții adecvate privind confidențialitatea, securitatea și protecția datelor, în conformitate cu legislația aplicabilă.

În mod concret, pentru solicitările transmise prin formularul de contact de pe site folosim în prezent următorii furnizori (persoane împuternicite):

n8n - platformă de automatizare a fluxurilor, prin care solicitarea trimisă prin formular este preluată și direcționată către echipa noastră. n8n este utilizat exclusiv pentru transmiterea și direcționarea solicitării; nu stocăm datele dumneavoastră în n8n;
serviciul de email prin care primim notificarea solicitării și prin care comunicăm direct cu dumneavoastră. Emailul este folosit pentru transmiterea și gestionarea cererii, nu ca bază de date în care să stocăm datele dumneavoastră;
MailerLite - platformă de email marketing și gestionare a comunicărilor, în care putem înregistra datele de contact (nume, email, telefon, companie) pentru a vă putea răspunde și, în baza consimțământului sau a interesului legitim, pentru a vă transmite informări și comunicări comerciale. Vă puteți dezabona în orice moment, direct din mesajele primite sau scriindu-ne la contact@cicadatech.eu.

9. Transferuri internaționale de date

În mod obișnuit, încercăm să utilizăm furnizori și soluții care oferă un nivel adecvat de protecție a datelor. Cu toate acestea, unele servicii tehnice, cloud, AI, analytics, comunicare sau marketing pot implica transferuri de date în afara Spațiului Economic European.

În cazul în care datele sunt transferate către țări care nu beneficiază de o decizie de adecvare din partea Comisiei Europene, vom utiliza mecanisme de protecție adecvate, precum clauze contractuale standard, garanții contractuale suplimentare sau alte măsuri prevăzute de legislația aplicabilă.

Pentru informații suplimentare despre transferurile internaționale de date, ne puteți contacta la contact@cicadatech.eu.

10. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele cu caracter personal doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, cu respectarea obligațiilor legale, fiscale, contabile sau contractuale aplicabile.

În general:

datele transmise prin formular, email sau agent AI pot fi păstrate atât timp cât este necesar pentru gestionarea solicitării și a relației comerciale;
datele legate de potențiale colaborări pot fi păstrate pe durata discuțiilor și, ulterior, pentru o perioadă rezonabilă necesară urmăririi relației comerciale;
datele aferente contractelor, facturilor și documentelor financiar-contabile vor fi păstrate conform termenelor legale aplicabile;
datele folosite pentru comunicări comerciale vor fi păstrate până la retragerea consimțământului, dezabonare sau până când nu mai există un temei legitim pentru prelucrare;
datele tehnice și cookie-urile vor fi păstrate conform duratelor indicate în setările cookie-urilor sau în instrumentele utilizate;
datele necesare pentru apărarea drepturilor noastre pot fi păstrate până la expirarea termenelor de prescripție aplicabile.

În cazul în care solicitați ștergerea datelor, vom da curs cererii dumneavoastră, cu excepția situațiilor în care păstrarea datelor este necesară pentru respectarea unei obligații legale, pentru executarea unui contract, pentru apărarea unui drept sau pentru un alt temei legal aplicabil.

11. Securitatea datelor

Cicada Technologies aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării sau utilizării necorespunzătoare.

Aceste măsuri pot include, după caz:

controlul accesului la date;
utilizarea unor servicii securizate de hosting și infrastructură;
limitarea accesului la date doar pentru persoanele care au nevoie de aceste informații;
măsuri de protecție împotriva accesului neautorizat;
politici interne de confidențialitate;
contracte cu furnizorii care prelucrează date în numele nostru.

Cu toate acestea, transmiterea datelor prin internet nu poate fi garantată ca fiind complet sigură. De aceea, vă recomandăm să evitați transmiterea prin formulare sau agenți AI a datelor sensibile, a parolelor, a informațiilor bancare sau a altor informații confidențiale care nu sunt necesare pentru solicitarea dumneavoastră.

12. Date prelucrate în cadrul proiectelor implementate pentru clienți

Cicada Technologies dezvoltă agenți AI, automatizări și soluții IT personalizate pentru companii. În unele proiecte, în funcție de natura serviciilor contractate, soluțiile implementate pot prelucra date aparținând angajaților, clienților, colaboratorilor sau partenerilor companiei beneficiare.

În aceste situații, rolul Cicada Technologies poate fi, după caz, de operator independent, operator asociat sau persoană împuternicită de operator, în funcție de contextul concret al proiectului.

Condițiile specifice de prelucrare a datelor în cadrul unui proiect vor fi stabilite prin contract, documentație tehnică și, acolo unde este necesar, printr-un acord de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Această Politică descrie în principal prelucrarea datelor prin site-ul cicadatech-ai.eu și prin canalele noastre directe de comunicare, nu toate particularitățile fiecărui proiect implementat pentru clienți.

13. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal:

Dreptul de acces

Aveți dreptul să ne solicitați confirmarea faptului că prelucrăm sau nu datele dumneavoastră cu caracter personal și, dacă da, să primiți informații despre aceste date și despre modul în care sunt prelucrate.

Dreptul la rectificare

Aveți dreptul să solicitați corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor

Aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor dumneavoastră, în măsura în care nu există un temei legal care să justifice păstrarea lor în continuare.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Aveți dreptul să solicitați restricționarea prelucrării în anumite situații, de exemplu atunci când contestați exactitatea datelor sau atunci când considerați că prelucrarea este ilegală.

Dreptul la portabilitatea datelor

În anumite condiții, aveți dreptul să primiți datele pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor bazate pe interesul nostru legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Dreptul de a retrage consimțământul

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul să îl retrageți în orice moment, fără ca acest lucru să afecteze legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate

Aveți dreptul să nu faceți obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Prin intermediul site-ului nostru, nu luăm astfel de decizii automate cu efecte juridice sau semnificative asupra utilizatorilor.

14. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor de mai sus, ne puteți trimite o solicitare la: contact@cicadatech.eu.

Pentru a proteja datele dumneavoastră, este posibil să vă solicităm informații suplimentare pentru a vă verifica identitatea înainte de a răspunde cererii.

Vom răspunde solicitărilor valide în termenul prevăzut de lege, de regulă în cel mult o lună de la primirea cererii. În cazuri complexe sau atunci când există mai multe solicitări, termenul poate fi prelungit conform legislației aplicabile, caz în care vă vom informa.

15. Dreptul de a depune plângere

Dacă considerați că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile, aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

Cu toate acestea, vă încurajăm să ne contactați mai întâi la contact@cicadatech.eu, pentru a putea analiza situația și pentru a încerca să rezolvăm problema pe cale amiabilă.

16. Linkuri către alte site-uri și platforme

Site-ul nostru poate conține linkuri către alte website-uri, platforme de social media, servicii video, instrumente externe sau pagini ale unor terți.

Nu suntem responsabili pentru politicile de confidențialitate, practicile sau conținutul acestor site-uri și platforme. Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale fiecărui serviciu extern pe care îl utilizați.

17. Modificarea acestei Politici

Putem actualiza periodic această Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificări ale site-ului, ale serviciilor Cicada Technologies, ale tehnologiilor utilizate sau ale cerințelor legale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină și va intra în vigoare de la data publicării, cu excepția cazului în care se menționează altfel.

18. Contact

Pentru orice întrebări, solicitări sau nelămuriri privind această Politică de confidențialitate sau modul în care Cicada Technologies prelucrează datele cu caracter personal, ne puteți contacta la:

CICADA TECHNOLOGIES SRL
Email: contact@cicadatech.eu
Website: cicadatech-ai.eu