Studiu de caz: 118 ore pe lună de marcat facturi, preluate de un agent. Ce s-a schimbat la Aquator Transilvania

Client: Aquator Transilvania
Domeniu: producție și vânzare de sisteme de filtrare a apei

118 ore pe lună

Atât consuma marcarea facturilor ca închise din timpul unui contabil angajat cu normă întreagă la Aquator Transilvania. Aproximativ 70% din luna lui de lucru, dintr-un total de circa 168 de ore. Restul de 30% trebuia să acopere contabilitatea unei firme care vinde pe mai multe canale și crește de la an la an.

Astăzi, un agent preia deconturile de plată de la curieri și marketplace-uri și închide facturile în softul de contabilitate, sute pe minut. Contabilul verifică rezultatul. Îi ia cel mult cinci minute.

Iată cum am ajuns aici și, mai important, ce înseamnă asta pentru o firmă.

Cine e Aquator Transilvania

Filtrul Aquator a fost inventat în anii '90 de chimistul buzoian Adrian Costache și a câștigat, în 1994, medalia de aur la Salonul Internațional de Inventică de la Bruxelles, pentru blocul poros din cărbune activ și argint care filtrează apa fără să-i scoată mineralele.

Aquator Transilvania, cu sediul în Florești, județul Cluj, a readus în producție acest filtru. A modernizat fabricația și a ajuns, potrivit declarațiilor administratorului, la o producție de ordinul miilor de filtre pe lună, vândute prin magazinul propriu online și prin marketplace-uri.

Mii de filtre vândute lunar, pe mai multe canale, înseamnă sute de facturi lunar. Iar deconturile și rapoartele cu aceste încasări vin în formate diferite, de la procesatorii de plăți, de la firmele de curierat, de la fiecare marketplace. Cineva trebuie să le pună cap la cap și să marcheze corect, în softul de contabilitate, ce s-a încasat.

70% din luna unui contabil, pe o operațiune fără nicio decizie

După ce comenzile erau încasate, contabilul primea rapoarte de la procesatorii de plăți, de la firmele de curierat și de la marketplace-uri, fiecare în alt format. Pe baza lor marca fiecare factură ca închisă. Deschizi raportul, cauți factura, confirmi că banii au intrat, o marchezi. De sute de ori pe lună, pe măsură ce miile de comenzi produceau tot atâtea facturi.

Marcarea facturilor ține de contabilitate, dar e o muncă de rutină, care urmează mereu aceiași pași și nu cere nicio decizie profesională.

Restul de 30% din lună trebuia să acopere partea în care expertiza unui contabil aduce valoare reală pentru o firmă: urmărirea facturilor neîncasate și a clienților care întârzie plata, controlul cash-flow-ului astfel încât firma să-și acopere la timp furnizorii și taxele, analiza costurilor și a marjelor, pregătirea situațiilor pe baza cărora conducerea ia decizii. Sunt doar câteva dintre activitățile de care depinde sănătatea financiară a firmei, dintr-o listă mult mai lungă. Marcarea facturilor nu e una dintre ele.

„Contabila nu mai făcea față, avea lucruri mult mai importante de făcut și era blocată constant în marcarea acestor facturi.”
- Sergiu Maja, administrator Aquator Transilvania

Aquator investește continuu, iar vânzările cresc de la an la an. Fiecare creștere aduce cu ea și mai multe facturi. O activitate care consumă atât de mult timp și crește odată cu firma nu are ce căuta în sarcina unui om, făcută manual, factură cu factură. Altfel se ajunge exact acolo unde ajunsese Aquator: cu cât firma vindea mai mult, cu atât mai puțin apuca să supervizeze datele financiare ale firmei.

Alternativa: încă o angajare?

Într-o astfel de situație, prima variantă la care se gândește aproape orice antreprenor e să mai angajeze pe cineva. Pare pasul logic când volumul depășește un om.

Un contabil e plătit (și e de preferat), pentru lucrurile pe care un instrument digital nu le poate face: să interpreteze cifrele, să analizeze unde se pierde marjă și ce costuri merită revizuite, să recomande o structură fiscală mai avantajoasă, să pregătească pentru conducere situațiile pe baza cărora se iau deciziile de investiție.

Sunt lucruri care cer înțelegerea contextului și judecată profesională.

Dacă un al doilea contabil ar fi ajuns și el să marcheze facturi 70% din lună, Aquator ar fi plătit doi oameni calificați ca să execute, în cea mai mare parte, un task repetitiv și consumator de timp, care poate fi automatizat și nu are de ce să cadă pe umerii unui om cu expertiză valoroasă. Aceeași execuție, împărțită la doi, cu cost dublu și permanent. Iar la volumul de peste un an, ar fi urmat probabil, un al treilea om.

Când ai nevoie de judecata și expertiza unui profesionist, angajezi. Când ai un proces care se repetă identic de sute de ori pe lună, cu reguli fixe, îl automatizezi.

Ce am construit pentru Aquator Transilvania: agentul de închidere a facturilor

Agentul preia deconturile de plată de la curieri și marketplace-uri, identifică facturile în softul de contabilitate și le marchează ca închise, după reguli fixe stabilite la începutul proiectului. Procesează sute de facturi pe minut.

Viteza asta înseamnă un lucru concret pentru firmă: numărul de comenzi poate crește oricât, timpul de procesare rămâne similar. Înainte, dublarea vânzărilor însemna aproape dublarea orelor de marcare. Acum, aceleași câteva minute de rulare, indiferent dacă vin 200 sau 2.000 de facturi.

Contabilul nu mai marchează nimic. Se uită peste ce a făcut agentul și confirmă că e în ordine, în cel mult cinci minute. Cele aproape 118 ore rămase se întorc în verificări, declarații și situațiile pentru conducere.

Timp de implementare: 6 săptămâni. Palier: Plus (vezi detalii despre palier).

Etapa de discovery: cartografiem procesul înainte de orice linie de cod

Un agent care funcționează atât de curat nu se construiește pornind direct de la cod. Totul începe cu o etapă de analiză, pe care o numim discovery: discuția de la început în care înțelegem și cartografiem în detaliu procesul firmei, pas cu pas.

Un agent face exact ce a fost construit să facă, nici mai mult, nici mai puțin. Dacă procesul e înțeles pe jumătate, va lucra corect la comenzile obișnuite și se va poticni la cele care n-au fost discutate: un tip de factură neprevăzut, un canal care trimite datele în alt format, o excepție de la regulă pe care nimeni n-a menționat-o. Fiecare situație rămasă în afara discuției inițiale devine, mai târziu, o eroare de corectat.

De aceea mapăm procesul așa cum se întâmplă el efectiv, nu cum e presupus în procedura internă. Discutăm fiecare pas, fiecare excepție, fiecare caz particular.

La finalul acestei etape, documentăm întreg procesul și îl includem în contract. Așa, înainte să înceapă construcția, amândouă părțile știu exact ce va face agentul: ce preia, ce reguli aplică, cum tratează fiecare excepție. Fără interpretări și fără surprize pe parcurs.

Ce s-a schimbat, concret

Cât valorează, în cifre

Un studiu de caz fără cifre e doar o poveste, așa că hai să punem lucrurile în lei. Aquator nu ne-a comunicat salariile și nu le-am cerut, deci folosim date publice, pentru un ordin de mărime.

Banii: o angajare evitată

Alternativa reală la care se gândise firma era un al doilea angajat. La câștigul salarial mediu brut pe economie din martie 2026, de 9.902 lei (date INS), un angajat pe această poziție costă firma, cu contribuții cu tot, în jur de 10.100 lei pe lună.

Agentul care a preluat munca lui se încadrează, în cazul Aquator, în palierul Plus, cu un abonament de 195 EUR pe lună, aproximativ 975 de lei. Față de un al doilea salariu, firma plătește lunar cu aproape 9.000 de lei mai puțin, pentru același rezultat: facturile închise corect și la timp.

La abonament se adaugă o taxă inițială, plătită o singură dată (consultanță, maparea procesului, construcția și integrarea agentului, training). La o asemenea diferență de cost față de o angajare, taxa se acoperă în aproximativ prima jumătate de lună.

Valoarea: 118 ore de expertiză recuperate

Aici nu vorbim despre bani economisiți, fiindcă acel om era deja angajat și plătit. Vorbim despre randament. Cele 118 ore pe care le consuma marcarea facturilor se întorc acum în munca pentru care a fost angajat de fapt contabilul: analiza costurilor, controlul încasărilor, situațiile pe baza cărora conducerea ia decizii. Aceeași persoană, același salariu, dar timpul ei se duce în ce aduce valoare firmei, nu în execuție mecanică.

Notă despre palier: pentru Aquator, complexitatea integrărilor a încadrat agentul în palierul Plus. În majoritatea cazurilor, un agent de acest tip se încadrează în palierul Start (abonament 135 EUR pe lună, aproximativ 675 de lei), în funcție de numărul de surse și de integrări. Concluzia rămâne aceeași: costul lunar al agentului e o fracțiune din costul unei angajări.

Ce spune clientul

„Vă mulțumim Cicada Technologies pentru colaborarea excelentă! Soluția implementată de voi a automatizat un proces care înainte ne consuma foarte mult timp, aducând un plus major de eficiență și organizare. Am apreciat profesionalismul, promptitudinea și deschiderea voastră în a găsi cele mai bune soluții pentru nevoile noastre și așteptăm cu nerăbdare următoarea implementare!”
- Sergiu Maja, administrator Aquator Transilvania

Cui i se potrivește acest tip de soluție

Poate că povestea Aquator îți sună cunoscut. Nu contează că vinzi filtre de apă sau cu totul altceva, tiparul se repetă de la o firmă la alta. De exemplu:

• Vinzi pe mai multe canale, iar fiecare îți produce facturi și rapoarte care ajung, în formate diferite, în sarcina cuiva din firmă;
• Ai un om calificat, pe care îl plătești ca atare, dar care pierde o parte bună din lună cu o operațiune repetitivă, unde nu ia nicio decizie;
• Te gândești la o angajare ca să faci față volumului, dar nu ești convins cu ce s-ar ocupa efectiv noul om în restul timpului;
• Firma ta produce și vinde tot mai mult, dar partea administrativă nu a ținut pasul cu această creștere.

Dacă te regăsești în situațiile de mai sus, un agent de automatizare ar prelua din firma ta o muncă repetitivă, manuală și consumatoare de timp, eliberându-ți oamenii pentru activitățile cu miză, cele care aduc valoare.

De unde începi

Totul pornește de la o discuție consultativă, în care înțelegem cum lucrezi. Ne uităm împreună la nevoile tale, la unde se pierde timp sau bani în procesele actuale și la ce s-ar putea automatiza. La finalul ei ai o imagine destul de concretă a oportunităților, fără să fi luat niciun angajament. Dacă nimic nu are sens pentru tine, ai pierdut o discuție, nu o investiție.

Dacă decizi să mergem mai departe, urmează etapa de discovery. Aici mapăm procesul în detaliu, pas cu pas, până la ultima excepție: de unde vin datele, în ce format, ce reguli se aplică, ce se întâmplă în cazurile mai puțin obișnuite. E partea care cere cel mai mult din atenția amândurora și cea care hotărăște dacă agentul va funcționa apoi fără intervenție.

Pe tot parcursul lucrezi cu oameni, nu cu un formular de contact. Ai un manager de cont dedicat, pe care îl suni direct când ai o întrebare, și o echipă care îți cunoaște procesul. După ce agentul intră în funcțiune, îl monitorizăm în continuare prin platforma noastră, unde poți vedea și tu, în orice moment, cum lucrează. Tu nu trebuie să faci nimic. Ne asigurăm noi că funcționează corect și după implementare, fiindcă exact asta e treaba noastră.

Dacă vrei să vezi ce s-ar putea automatiza în firma ta, completează formularul cu câteva detalii și te contactăm noi în cel mai scurt timp.

Completează formularul

Vezi și cum am automatizat comunicarea cu clienții Aquator: agentul care trimite reminderele pentru schimbarea filtrului.